Gouvernance associative : prévenir les conflits d’intérêts

La gouvernance associative est bien plus qu’une simple formalité administrative. Elle incarne une approche responsable, éthique et transparente de la gestion des organisations à but non lucratif.

Au cœur de cette gouvernance réside la capacité à maintenir la confiance, à garantir la responsabilité et à assurer une redevabilité sans faille envers les membres, les donateurs et l’ensemble des parties prenantes. Assurer une gouvernance saine est essentiel pour le développement et la pérennité de l’association.

Comprendre les conflits d’intérêts : définitions, typologies et signaux d’alerte

Avant de pouvoir prévenir efficacement les conflits d’intérêts, il est crucial de les comprendre. Cette section aborde la définition précise de ce qu’est un conflit d’intérêts, les différentes formes qu’il peut prendre dans le contexte associatif et les signaux d’alerte qui doivent attirer l’attention.

Définition claire et précise

Un conflit d’intérêts se produit lorsqu’un intérêt personnel, qu’il soit financier, professionnel ou familial, peut influencer (ou semble influencer) le jugement, la prise de décision ou l’action d’une personne dans l’exercice de ses fonctions au sein d’une association. Il est important de distinguer les conflits d’intérêts réels, qui sont avérés, des conflits d’intérêts potentiels, qui pourraient survenir dans le futur, et des conflits d’intérêts apparents, qui donnent l’impression d’un conflit même s’il n’y en a pas réellement.

Typologies des conflits d’intérêts les plus courants

Les conflits d’intérêts peuvent se manifester sous différentes formes au sein des associations. Comprendre ces typologies permet de mieux anticiper les risques et de mettre en place des mesures préventives adaptées. Voici quelques exemples:

• Financiers : Ces conflits impliquent des avantages financiers directs ou indirects pour un administrateur, un dirigeant ou un membre de sa famille.
  • Marchés avec des entreprises liées à des administrateurs.
  • Rémunération excessive des dirigeants ou de leurs proches.
  • Utilisation des fonds de l’association à des fins personnelles.
• Professionnels : Ces conflits surviennent lorsque les intérêts professionnels d’une personne entrent en concurrence avec les intérêts de l’association.
  • Cumul de fonctions au sein de l’association et dans une entreprise concurrente ou partenaire.
  • Utilisation des ressources de l’association au profit de sa propre activité professionnelle.
• Personnels/Familiaux : Ces conflits impliquent des relations personnelles ou familiales qui peuvent influencer les décisions de l’association.
  • Embauche de proches sans procédure transparente.
  • Favoritisme envers des membres de la famille dans l’attribution de subventions ou d’avantages.
• Idéologiques : Ces conflits résultent de divergences fondamentales de vision sur la mission de l’association.
  • Divergence fondamentale de vision sur la mission de l’association entraînant des blocages ou des actions contraires aux objectifs.
  • Imposition d’une orientation politique ou religieuse contraire aux valeurs initiales de l’association.

Signaux d’alerte potentiels : identifier les « red flags »

Il est essentiel d’être attentif aux signaux d’alerte qui peuvent indiquer la présence d’un conflit d’intérêts. Ces « red flags » doivent inciter à une vigilance accrue et à des investigations plus approfondies. Voici quelques exemples :

• Manque de transparence dans les prises de décision.
• Opposition systématique aux propositions des autres membres.
• Tentatives d’influencer indûment les décisions.
• Refus de divulguer des informations pertinentes.
• Comportements suspects ou inhabituels.

Mise en place d’un dispositif de prévention efficace : les 5 piliers

La prévention des conflits d’intérêts repose sur la mise en place d’un dispositif solide, structuré autour de cinq piliers essentiels. Chaque pilier contribue à créer une culture de l’intégrité et à garantir la transparence des opérations de l’association. La mise en place de ces piliers est un investissement essentiel pour l’avenir de l’organisation et la confiance de ses membres.

Pilier 1 : politique de gestion des conflits d’intérêts (PGCI) : un cadre formalisé

Une Politique de Gestion des Conflits d’Intérêts (PGCI) est un document écrit, clair, accessible et régulièrement mis à jour, qui définit les règles et les procédures à suivre pour prévenir et gérer les conflits d’intérêts au sein de l’association. La PGCI doit être approuvée par l’assemblée générale ou le conseil d’administration et diffusée à tous les acteurs de l’association. De plus, il est important de sensibiliser le personnel à cette politique.

Le contenu essentiel d’une PGCI comprend:

• Définition des conflits d’intérêts.
• Procédure de déclaration des conflits d’intérêts.
• Mesures de gestion des conflits d’intérêts (abstention, délégation, etc.).
• Sanctions en cas de non-respect de la PGCI.

La communication de la PGCI est cruciale : il faut que tout le monde ait accès à la PGCI, afin de limiter les conflits d’intérêt et de les identifier plus facilement.

Pilier 2 : procédure de déclaration des conflits d’intérêts : transparence et responsabilité

La déclaration des conflits d’intérêts est une étape fondamentale du processus de prévention. Elle oblige les administrateurs, les dirigeants et les bénévoles concernés à signaler toute situation où leurs intérêts personnels pourraient entrer en conflit avec les intérêts de l’association. Un formulaire de déclaration simple et précis facilite ce processus, garantissant la confidentialité des informations transmises.

Cette procédure permet de mieux protéger l’association avec une démarche responsable, et de pouvoir gérer les situations de conflits avant que celles-ci ne deviennent un problème.

• Obligation pour les administrateurs, les dirigeants et les bénévoles concernés de déclarer tout conflit d’intérêts potentiel, réel ou apparent.
• Mise en place d’un formulaire de déclaration simple et précis.
• Confidentialité des déclarations (accès restreint aux personnes habilitées).
• Processus d’évaluation des déclarations par un comité ad hoc ou une personne désignée.

Pilier 3 : gestion des conflits d’intérêts : des mesures adaptées

Une fois qu’un conflit d’intérêts est identifié, il est essentiel de mettre en place des mesures adaptées pour le gérer. Les options de gestion varient en fonction de la gravité du conflit et de son impact sur la mission de l’association. Il est important de documenter les décisions prises en matière de gestion des conflits d’intérêts, afin de garantir la traçabilité et la transparence du processus.

Voici les options de gestion :

• Abstention : La personne concernée ne participe pas à la discussion ni au vote sur la question.
• Délégation : Transfert de la responsabilité de la décision à une autre personne.
• Divulgation publique : Information ouverte à tous les membres de l’association sur le conflit d’intérêts.
• Retrait temporaire : Suspension temporaire des fonctions de la personne concernée.

Pilier 4 : formation et sensibilisation : une culture de l’intégrité

La formation et la sensibilisation sont des éléments clés pour instaurer une culture de l’intégrité au sein de l’association. Des sessions de formation régulières sur la prévention des conflits d’intérêts, l’utilisation de supports pédagogiques adaptés et l’implication des membres du conseil d’administration dans la promotion de cette culture contribuent à renforcer la vigilance et la responsabilité de chacun. Il est important de former les personnes à identifier des situations de conflits d’intérêts.

Plusieurs points importants sont à prendre en compte pour la formation :

• Organiser des sessions de formation régulières sur la prévention des conflits d’intérêts.
• Utiliser des supports pédagogiques adaptés (études de cas, simulations, etc.).
• Impliquer les membres du conseil d’administration dans la promotion d’une culture de l’intégrité.
• Intégrer la question des conflits d’intérêts dans le processus d’intégration des nouveaux membres et bénévoles.

Pilier 5 : surveillance et contrôle : une vigilance permanente

La surveillance et le contrôle sont essentiels pour garantir l’efficacité du dispositif de prévention des conflits d’intérêts. La mise en place d’un mécanisme de surveillance interne, la réalisation d’audits réguliers et la mise en place d’une procédure de signalement (lanceurs d’alerte) encouragent la dénonciation des pratiques douteuses et permettent de détecter les situations à risque. Des sanctions appropriées doivent être appliquées en cas de violation de la PGCI.

Une vigilance permanente est donc primordiale pour éviter les conflits, elle se traduit par :

• Mise en place d’un mécanisme de surveillance interne pour détecter les situations à risque.
• Réalisation d’audits réguliers (internes ou externes) pour vérifier la conformité aux règles de gouvernance.
• Mise en place d’une procédure de signalement (lanceurs d’alerte) pour encourager la dénonciation des pratiques douteuses.
• Sanctions appropriées en cas de violation de la PGCI (avertissement, suspension, exclusion).

Aller plus loin : bonnes pratiques et outils innovants

Au-delà des mesures de base pour une gouvernance associative éthique, il existe des bonnes pratiques spécifiques à certains types d’associations et des outils numériques qui peuvent faciliter la gestion des conflits d’intérêts. S’inspirer des meilleures pratiques d’autres organisations et utiliser des outils adaptés permet d’améliorer l’efficacité du dispositif de prévention et de renforcer la transparence.

Bonnes pratiques spécifiques

Certaines associations, en raison de leur nature ou de leur taille, sont soumises à des risques plus importants en matière de conflits d’intérêts. Il est essentiel d’adapter les mesures préventives au contexte spécifique de chaque organisation. Voici quelques exemples :

• Associations humanitaires : La gestion des dons et des partenariats doit être rigoureuse et transparente pour éviter tout détournement ou favoritisme. Par exemple, la publication régulière d’un rapport financier détaillé peut rassurer les donateurs et renforcer la confiance.
• Associations sportives : La gestion des transferts de joueurs et des contrats de sponsoring nécessite une attention particulière pour éviter les conflits d’intérêts entre les intérêts de l’association et les intérêts personnels des dirigeants ou des agents sportifs. La mise en place d’un comité d’éthique indépendant peut contribuer à garantir l’impartialité des décisions.
• Associations culturelles : La gestion des droits d’auteur et des subventions publiques doit être transparente et équitable pour éviter tout favoritisme ou détournement de fonds. La mise en place d’une procédure d’appel à projets ouverte et transparente peut garantir l’égalité des chances pour tous les artistes et créateurs.

Outils numériques

Plusieurs plateformes numériques peuvent faciliter la gestion des conflits d’intérêts et renforcer la transparence au sein de votre association. Ces outils peuvent simplifier la déclaration, le suivi et la gestion des conflits, tout en améliorant la communication et la collaboration entre les membres :

• Plateformes en ligne pour la déclaration et le suivi des conflits d’intérêts : Ces plateformes permettent aux administrateurs, aux dirigeants et aux bénévoles de déclarer facilement leurs conflits d’intérêts, de suivre l’état de traitement de leurs déclarations et de consulter les informations pertinentes. Des exemples incluent des solutions comme « ConflictCheck » ou des modules spécifiques intégrés dans des logiciels de gestion associative.
• Logiciels de gestion documentaire pour assurer la traçabilité des décisions : Ces logiciels permettent de centraliser tous les documents relatifs aux décisions de l’association (procès-verbaux, contrats, factures, etc.), de les organiser de manière structurée et de suivre leur historique. Des exemples incluent des solutions comme « DocuSign » ou « Google Drive ».
• Outils de communication collaborative pour favoriser la transparence : Ces outils permettent de faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l’association, de partager des informations de manière transparente et de favoriser la participation de tous aux décisions. Des exemples incluent des solutions comme « Slack », « Microsoft Teams » ou « Asana ».

Benchmarking et labels

S’inspirer des autres structures pour améliorer votre organisation en interne est toujours une bonne pratique. Analysez les politiques de gouvernance d’autres associations similaires à la vôtre et identifiez les mesures les plus pertinentes pour votre contexte. Participer à des événements et des conférences sur la gouvernance associative peut également vous permettre de découvrir de nouvelles approches et de partager vos expériences.

Les labels éthiques sont un gage de crédibilité, car ils montrent que votre association respecte les normes éthiques. Renseignez-vous sur les labels existants dans votre secteur d’activité et évaluez si l’obtention d’un label pourrait être un atout pour votre association.

Type de Conflit d’Intérêts	Exemples de Prévention
Financier	Vérification rigoureuse des factures, mise en place d’appels d’offres transparents, contrôle strict des dépenses et publication des comptes annuels.
Professionnel	Déclaration obligatoire des activités professionnelles des dirigeants, abstention de vote sur des sujets liés à leurs intérêts.
Familial	Politique d’embauche claire et non discriminatoire, évaluation objective des performances, interdiction du népotisme.

Investir dans une gouvernance responsable, un atout majeur

Une gestion proactive des conflits d’intérêts renforce la confiance, améliore la réputation, réduit les risques juridiques et optimise l’impact de l’association. Adopter une approche proactive en matière de gestion des conflits d’intérêts n’est pas seulement une question de conformité, mais un véritable investissement dans l’avenir de l’association.

Il est donc essentiel que chaque association s’équipe d’un dispositif de prévention des conflits d’intérêts adapté à sa taille et à son secteur d’activité. Une culture de l’intégrité, allant au-delà des simples règles et procédures, est la clé d’une gouvernance responsable et pérenne.

Téléchargez notre guide complet sur la gouvernance associative